Napsal: Michal Martoch
Pročtěte si následující kroky a uděláte si představu, co obnáší úspěšné zavádění jakéhokoliv systému včetně spolupráce a komunikace přes Internet do firmy či instituce.
1) Analýza vaší živnosti, firmy nebo instituce
Věnujte trošku času přemýšlení o tom, jak to děláte dnes.
Odpovězte si následující otázky
- Co používáte za obecné komunikační nástroje - je to telefon, fax, email, běžná pošta, chat, něco dalšího?
- Jak komunikujete uvnitř firmy? Máte pouze jednu kancelář nebo několik poboček? Jak často se tyto pobočky musí vzájemně navštěvovat a společně komunikovat?
- Existují rutinní činnosti ve firmě, které vám připadají zbytečné a z hlediska náročnosti vám odčerpávají velké množství lidí a tedy času a peněz? Zamyslete se, jestli by tato činnost nešla pomocí vhodných software a nástrojů zautomatizovat.
- Komunikujete pravidelně se zákazníky? Jak často a jak dlouho?
- Dojíždíte pravidelně za zákazníky? Jak často a jak daleko?
- Popřemýšlejte jakým způsobem získáváte nové zákazníky. Je to klasickým marketingem (televize, rozhlas, tisk) nebo přímým oslovováním vybraných skupin nebo prostřednictvím Internetové reklamy?
- Určitě dokážete vymyslet řadu dalších otázek...
2) Návrh vhodného řešení
Provede jej sami
Vyberete si např. podle recenzí na našem portálu vhodný software a hardware nebo dodavatele řešení. Poté software nainstalujete, budete jej testovat a zkoumat jestli je pro vás ten pravý. Nebo si necháte zpracovat několik nabídek od dodavatetelů a ty pak můžete posoudit. Vždy je však důležité se zeptat, jestli jsou vybraní dodavatelé ti praví. V tomto případě určitě na straně jedné ušetříte na nákladech za poradenství a konzultace. Na druhou stranu však ztratíte velké množství času a vždy budete vybírat pouze z omezené nabídky toho, co jste vyzkoušeli.
Vyberete si vhodnou poradenskou firmu
Tato firma by měla být schopná pomoci při analýze vaši společnosti a potřeb a poté poskytnout odpovídající informace ohledně vhodného softwaru, hardwaru a případného vybrat vhodného dodavatele řešení, tedy takového, který je spolehlivý a za rozumnou cenu vám dodá řešení, které opravdu využijete. Zavedení každého řešení je vhodné doplnit také analýzou přínosu. Tedy předpokládanými úsporami ještě před zavedením řešení, dále náklady na zavedení řešení a následně zpětné potvrzení výsledku řešení, tj. skutečných úspor, kterých bylo dosaženo. Jen tehdy se můžete s klidem posadit v křesle a říct si: „Fakt to stálo za to."
3) Zavedení navrhovaného řešení
Provede jej sami
V případě, že si budete provádět zavedení ve firmě sami, nezapomeňte na kvalitní proškolení zaměstnanců. Neméně důležitá je i vůle vedení pro změny. Pokud se školení podcení, tak často dochází ke snížení celkového přínosu! Jednoduše stálo to peníze a pak se to ani pořádně nepoužívá. A vedení se samozřejmě ptá proč? Může mít pocit, že to byla chyba dodavatele nebo poradce. Bohužel to však bývá právě podceněním této části.
Jednoduše řečeno zaměstnanci nedostali prostor, aby zjistili výhody daného řešení a proto nabyli přesvědčení, že to nemá smysl. Každá nová věc totiž nejdříve znamená mírné zhoršení dané situace a teprve po zaučení personálu se projeví pozitivní výsledky.
Vyberete si vhodnou firmu
Proškolení a zavedení svěříte specializované firmě, která má se zavádění a školením zkušenosti. I zde je důležité dávat si pozor na to, aby firma, která provádí školení vycházela především ze své vlastní praxe. Existuje řada firem, které např. školí na téma Efektivní komunikace a přitom mají problémy komunikovat v několika málo lidech uvnitř vlastní společnosti.