Každý člověk má znalosti, které jsou prospěšné jiným lidem. Jedním ze způsobů sběru znalostí a informací jsou encyklopedie. Jsou to heslovitě řazené odkazy. Podobným způsobem fungují i Wiki - Wikipedie, tedy internetové encyklopedie. Wikipedie přináší nové možnosti pro jednotlivce, firmy a instituce. V případě řízeného používání se to může stát studnicí znalostí a know-how.

Rozdíl klasické encyklopedie a wikipedie

Největší encyklopedie jsou svazky s tisící stranami a desítkami tisíc hesel. Jejich doplňování o nová hesla, kontrola a vydávání se vždy provádí v několikaletých cyklech.

Nevýhody klasických encyklopedií:

• Nízká aktuálnost - při změně nebo doplnění hesla je zpoždění několika let do dalšího vydání.

• Vysoká cena - nutno koupit mnoho svazků, prakticky se však využije jen část z nich.

• Dlouhé hledání hesla a vzájemná neprovázanost - při vyhledání jednoho hesla a neporozumění jinému heslu je nutné opět vyhledávat.

Wikipedie je online encyklopedie, kde jsou jednotlivé hesla volně vkládaná samotnými návštěvníky. Každý návštěvník může vytvořit vlastní heslo a také opravit heslo někoho jiného.

Výhody wikipedie:

• Vysoká aktuálnost - dle testování bylo zjištěno, že wikipedie má výrazně větší aktuálnost a přesnost. Návštěvníci provádí aktualizaci podle reálné situace přímo. Neprobíhá žádné schvalování úprav. V případě vymazání kontroverzního hesla je heslo možné ihned obnovit.

• Nízká nebo nulová cena - není nutné žádné vydávání, vše je online.

• 100% přístupnost - dostupné odkudkoliv na Internetu.

• Jednoduché vyhledávání a vzájemná provázanost - potřebné heslo (klíčové slovo) je vyhledáno pomocí vyhledávače. Přímo v textu jsou pak odkazy na souvisejících hesla.

Využití wikipedie pro firmy

Firmy hledají způsoby, jak zaznamenat, sdílet a udržovat aktualizované firemní znalosti (např. po odchodu klíčového pracovníka). Znalosti jsou něco neuchopitelného, neviditelného. Současně si však každá vyspělá firma uvědomuje, že právě znalosti jsou to, co ji umožňuje na trhu přežít a růst.

Wikipedie je pro sběr firemních znalostí ideální nástroj. Nejdříve je však nutné vybrat vhodný software, určit pravidla plnění a aktualizace, případně odměny za plnění pro motivaci pracovníků a proškolit pracovníky. Také je zde určité časové zpoždění. Minimálně 1 rok se může zdát, že se jedná o práci neproduktivní. Teprve po čase lze ocenit přínos této činnosti.

Wikipedie může v mnoha směrech nahradit a výrazně zefektivnit firemní Intranety. Velkým nedostatkem firemních intranetů je fakt, že všechny informace jsou řazeny do struktury odkazů. Většinou se přípravě této struktury věnuje pouze málo času a proto dochází často k situaci, že návštěvník nenajde to co hledá. Wikipedie žádné strukturální řazení nemá a přitom je vše přehledné. Návštěvník provádí vyhledávání na základě klíčových slov.

Nejznámější wikipedie

Největší a současně i první wikipedií je systém cs.wikipedia.org . Tato wikipedie je v současné době plně v českém jazyce a od roku 2002 do ní bylo vloženo v českém jazyce více než 100 000 hesel. Anglická verze - wikipedie.org obsahuje téměř 2,5 miliónů hesel. Každý si určitě uvědomí, že takové množství informací by bylo nemožné vydat v tištěné podobě.

Systémy pro Wikipedie jsou v současné době jednoduše dostupné. Vytvořit Wikipedii umí řada redakčních systémů. V tomto případě však nejde ani tak o samotný software a hardware, jako o vlastní přístup k zavádění, které je nutné provést profesionálně. V opačném případě to povede po několika měsících k neúspěchu.