Napsal: Michal Martoch
Co to jsou sdílené online dokumenty
Sdílené dokumenty patří mezi praktické metody pro zefektivnění běžné práce s využitím Internetu. Snadno se tak vyhnete situaci, kdy jste nuceni přemýšlet nad otázkou, kdo má tu nejaktuálnější verzi dokumentu. Existuje pouze jediná aktuální verze dokumentu a je umístěna tak, aby k nimi měli všichni přístup
Veškeré dokumenty jsou uloženy na jednom centrálním místě přístupném přes Internet přístupné kdykoliv a odkudkoliv.
Možnosti sdílení
Možnosti sdílení závisí na poskytovali služby sdílené dokumenty. Kvalitní poskytovatel pokrývá všechny běžné dokumenty jako jsou texty (Word), tabulky (Excel), prezentace (PowerPoint), PDF dokumenty, obrázky, fotografie atd.
Výhodou kvalitního poskytovatele je funkce online editace sdíleného dokumentu. Dokument se tak upravuje přímo na Internetu prostřednictvím webového prohlížeče. V horším případě je musíte ručně stáhnout, upravit a poté uložit zpět na Internet. Tento způsob je však velice nepraktický a velmi brzy vás omrzí. Řešení tohoto problému nabízí tzv. offline editace, kdy se po připojení k Internetu provede synchronizace s ostatními dokumenty a systém ohlásí konflikty mezi jednotlivými verzemi dokumentů. Ty se musí následně manuálně opravit. Tento způsob je však méně běžný.
Přínosy sdílených online dokumentů
- Snížení časových ztrát z důvodu nedostupnosti dokumentu, který nebyl po editaci zaslán zpět
- Odstranění nutnosti kompletace několika připomínkovaných dokumentů do jednoho konečného dokumentu. Existuje totiž pouze jedna verze dokumentu, do níž všichni přispívají
- Centrální zálohování dat - nemusíte si hlídat soukromé zálohování na vlastním počítači
- Editace dokumentu několika lidmi současně - všichni zúčastnění mohou pracovat v jednom dokumentu, který se průběžně automatický ukládá. Dokument lze současně online komentovat prostřednictvím chatu, telekonference nebo videokonference
- Zasílání upozornění emailem na změny v dokumentu
Software pro sdílené online dokumenty
Google Apps
Kvalitní řešení zdarma v českém jazyce nabízí společnost Google pod názvem Google Apps. Obsahuje ty nejdůležitější funkce – vytváření textů, tabulek i prezentací. Software se neustále vyvíjí a každý týden se objevují nové funkce.
Praktickou funkcí je např. možnost zpřístupnit vytvořenou prezentaci na Internetu. Jedná se o zajímavou formu vhodnou např. pro výuku, kdy se hlasově spojíte prostřednictvím telekonference a na obrazovce svého monitoru sledujete, co vám kolega ukazuje.
Sdílené dokumenty Google Apps nabízí i takové speciality jako možnost vytvářet a rozesílat automatické dotazníky v emailové podobě. Data se sbírají automaticky do přehledné tabulky. Nemusíte tedy nic kompletovat a výsledky dostanete již přímo zpracované.
Google Docs - Google dokumenty
Zoho
Další řešení v anglickém jazyce je služba Zoho. Ta nabízí kolem 20 různých služeb od základních jako je psaní dokumentů, vytváření tabulek, prezentování, plánování až po projektové řízení, systém pro řízení zákazníků, zasílání faktur, vytváření databází a mnoho dalších. Zoho je v základní verzích zdarma. Platí se pouze za rozšířené funkce.
Zoho writer
Zpět na úvodní stránku Průvodce