Napsal: Michal Martoch
Projektové řízení již není doménou pouze středních a velkých společností. Přináší celou řádu výhod také pro malé firmy i jednotlivce. V tomto článku si na praktickém příkladu ukážeme základní principy projektového řízení a také se podíváme na dvě online softwarové řešení.
Co to je projektové řízení
Na jednoduchém projektu "Příprava svatby" si ukážeme, co to je projektové řízení.
- Projektové řízení se využívá pro akci, která se neopakuje a má předem stanovený cíl - Svatba je většinou 1x za život. A co je cílem svatby? Může to být například oblíbené: „Ženich a nevěsta prožijí příjemnou svatební noc a žijí šťastně až do smrti.“
- Cíle projektu musí být dosaženo do určitého termínu - Svatba má vždy termín a k tomuto dni vše směřuje. Objedná se obřad, hosté, hostina, fotograf, hudba apod. V případě zpoždění by byl výsledek špatný.
- Projekt má omezené zdroje (tedy množství peněz a lidí) - Uspořádání svatby je nákladnou záležitostí. Většina rodičů a budoucích manželů se proto snaží hledat způsoby, jak ji připravit kvalitně a přesto za rozumnou cenu.
- Výsledek projektu musí být v určité kvalitě - Každý svatebčan očekává, že se na tuto událost bude ještě dlouho vzpomínat. Těší se na krásnou nevěstu, spoustu jídla, pití a výbornou zábavu. Jestliže chybí některý z očekávaných aspektů, pak říká: „Nestálo to za nic, kuchař se špatně vyspal, svatební tabule nebyla upravená…“.
- Projekt je složený z milníků a úkolů - Příprava svatby je tvořena řadou úkolů, které se rozdělí mezi více lidí. Některé úkoly na sebe navazují a nelze je přeskočit. Důležitým úkolům, jenž se musí dokončit dříve, než se začne s jinou činností, se říká milníky. Např. nejdříve se žádá o ruku, bez toho není možné svatbu uskutečnit (je to milník a úkol), poté se sejdou rodiče snoubenců, aby se dohodli, co kdo zařídí (další milník a úkol). Následně se dojedná obřadní místo (další milník a úkol) a až poté se hledá restaurace pro pořádání hostiny (pouze úkol), atd.
Zdá se Vám to složité? Ti co mají svatbu za sebou to určitě „nějak“ zvládli. Důležité však je, jestli stál výsledek za to a všichni byli spokojení.
Příklady projektů firem:
- realizace zakázky
- restrukturalizace firmy
- zvětšování kapacity výroby
- reklamní kampaň
Příklady projektů jednotlivců:
- rekonstrukce domu
- dovolená u moře
- hledání zaměstnání
- svatba nebo oslava
Online software pro začátečníky v projektovém řízení
Pro jednotlivce, malé a střední firmy existuje celá řada online softwarů za velice nízké ceny jako EasyProject (česky) nebo Basecamp (anglicky).
EasyProject
Manažerský online software pro snadnou spolupráci přes internet a projektové řízení. Ideální pro týmu o velikosti 5 – 25 uživatelů. Obsahuje pouze praxí prověřené funkce. Uživatelská pole a snadná nastavitelnost přináší online software na míru podle vašich potřeb.
Funkce EasyProject:
- Neomezený počet veřejných / neveřejných projektů
- Nastavení rolí a práv uživatelů pro projekt
- Přikládání souborů
- Úkoly k projektu s termínem, prioritou a zodpovědnou osobou
- Celkové náklady na projekt
- Mzdové náklady na projekt
- Kontrola nákladů oproti rozpočtu - automatické upozornění při překročení nákladů
- Oznamování úkolů a změn stavů emailem
- Export seznamů úkolů do EXCELU
- Ganttovy diagramy úkolů k projektům
- Kalendáře úkolů k projektu i uživateli
Více info zde >
Basecamp
Vhodné pro začátečníky, kteří chtějí prakticky pochopit principy projektového řízení. V základní verzi poskytovaný bezplatně. Placená verze nabízí celou řadu prakticky využitelných funkcí.
Funkce Basecamp:
- Vytvářet libovolný počet projektů a přiřazovat k nim milníky a úkoly.
- Na každém projektu mohou pracovat různí lidé.
- K jednotlivým úkolům lze přiřadit zodpovědné osoby a termíny dokončení.
- Při dokončení úkolu může zodpovědná osoba zapsat, jak dlouho ji úkol trval.
- Možnost vkládat k projektům komentáře a ty sdílet s ostatními.
- Nahrávat soubory, které jsou spojeny s projektem. Ty je možné taktéž sdílet s ostatními a to veřejně nebo soukromě. Soubory lze ukládat v různých verzích.
- Sdílet plán práce se zákazníkem, který tak jednoduše uvidí vaše další akce a práci na zakázce.
Více info zde >