Napsal: David Skála Datum: 23.10.2008
Vlastní emailová adresa např. ve tvaru: petr@novak.cz, praktický plánovací kalendář, sdílení dokumentů na jednom místě, nástroj pro telefonování přes Internet a chat, webové stránky vytvořené během několika minut a nastavitelný uživatelský vzhled. To vše a ještě více nabízí Google Apps – rozsáhlé řešení vhodné mimo jiné také pro práci a komunikaci online a práci z domova. Google Apps využijí jednotlivci, firmy, instituce, města a obce.
Google Apps pro každého
Každý člověk s průměrnou znalostí práce s počítačem se naučí základy práce v Google Apps za několik dní. Nejsou nutné žádné speciální znalosti programování ani pokročilé počítačové znalosti. Pokud se rozhodnete Google Apps vyzkoušet, můžete začít hned.
Skupiny, pro které je Google Apps určen
- Firmy, instituce, města a obce (Google Apps for Business a Google Apps for Government) – přínáší výrazné úspory nákladů. Umožňuje zrušit nebo omezit drahé firemní servery. Google Apps standardně nabízí bezplatné řešení do 10 uživatelů. Pro větší počet uživatelů je nutné zakoupit účty přes autorizovaného reseller partnera Google.
- Domácnosti a malé skupiny (Google Apps) – vlastní emailovou adresu ve tvaru petr@novák.cz nemá každý. Je to výborné překvapení a dárek pro blízké se zájmem o počítače a Internet.
- Školy (Google Apps pro Education) – Google Apps nabízí zdarma registraci pro libovolný počet uživatelů (žáci a učitelé). Tato volba výrazně zjednoduší náročnost správy školní sítě
Google Gmail – kvalitní emailová služba
Vlastnosti Google Gmail
- velikost schránky minimálně 7 GB na osobu
- slučování emailové komunikace do jednoho emailu
- kontextové vyhledávání také v textech emailů
- organizování emailů pomocí štítků
- kvalitní antivirová ochrana
- pokročilý antispamový filtr
- stahování pošty do lokálního klienta
- odesílání upozornění na emaily pomocí sms zpráv
Gmail je emailová služba, která umožňuje spravovat email z webového prohlížeče nebo poštovního klienta typu MS Outlook. Velikost emailové schránky je možné považovat téměř za nevyčerpatelnou. V bezplatné verzi je k dispozici 7GB / osobu, což je více než 10 000 emailů. V placené verzi je to 25GB / osobu.
Nejlepší funkcí Gmailu je schopnost sdružování všech navazujících emailů do jedné skupiny. Tato funkce patří mezi neocenitelnou výhodu. Obzvláště důležité to je v případě, kdy je nutné vyřizovat denně několik desítek emailů. Uživatel tak neztrácí přehled.
Gmail má vestavěnou vyhledávací funkci podobnou jako znáte na Google.cz nebo na Seznam.cz. Umožňuje rychle vyhledání starších emailů podle zadaného klíčového slova. Ty jsou prohledávány nejen podle odesilatele nebo předmětu, ale také přímo v textech jednotlivých emailů. Emaily není možné standardně organizovat do složek. Namísto toho zde existují štítky, které lze přiřadit ke každému emailu. Jeden email, tak může získat více štítků a tím se stane součástí více „štítkových složek“ najednou. Štítky jsou pro větší přehlednost barevně odlišeny.
Ochrana emailů i vlastní emailové schránky je na velmi vysoké úrovni. K dispozici je zabudovaná pokročilá antivirová ochrana a antispamový filtr. Namísto řešení problémů se zavirovaným počítačem nebo mazání nežádoucích emailů, je možné se více soustředit na vlastní práci.
Google Talk - chat, který si pamatuje vše, co jste kdy napsali a umí telefonovat
Vlastnosti Google Talk
- desktopová i online verze chatu
- telefonování přes Internet pro 2 účastníky
- ukládání ukončených chatů do emailové schránky jako emaily
- funguje jako záznamník v případě nepřítomnosti
Google Talk patří do skupiny chatů neboli instant messagingu. Jedná se tedy o aplikaci určenou pro přímou komunikaci. Každý uživatel má přiřazený status, který ukazuje, jestli je daný kolega k dispozici.
Pro přímé spojení je zde funkce telefonování pro 2 účastníky. Google Talk umožňuje bezplatně hovořit s lidmi po celém světě. Stačí k tomu jen sluchátka a mikrofon. Google Talk umožňuje taktéž zasílání dokumentů. Tato možnost je však pouze v instalované verzi. Umožňuje přenášet jakékoliv soubory bez omezení velikosti. Chaty lze psát i v případě nepřítomnosti. Pokud osoba na chat neodpoví, doručí se ji zpráva do emailové schránky.
Google Apps Dokumenty - dokumenty na jednom místě dostupné odkudkoliv
Vlastnosti Google Dokumentů
- vytváření textových dokumentů, tabulek a prezentací
- chatování a společná práce přímo v dokumentech pro více uživatelů
- běžné funkce z Microsoft Office jsou k dispozici
- vytváření online dotazníků, jejich odesílání a automatický sběr výsledků
- sdílení dokumentů vybraným lidem
- prezentování dokumentů online, tedy na Internetu
- vkládání dokumentů přímo do webových stránek
- přehledné třídění do složek
Google Dokumenty jsou uloženy online a uživatel má odkudkoliv přístup ke všem textovým dokumentům, tabulkám nebo prezentacím. S vlastními dokumenty se pracuje podobně jako s běžnými kancelářskými balíky typu Microsoft Office nebo Open Office. Všechny dokumenty lze nejen sdílet, ale i publikovat na webu. Je možné je všem zpřístupnit, bez nutnosti posílání emailem. Google dokumenty jsou vhodně využitelné také pro elearningové školení.
Samotné dokumenty je možné volně ukládat na počítač a opět je nahrávat zpět do Google dokumentů. Jejich ukládání se provádí do standardních formátů známých z Microsoft Office (.doc , .xls , .ppt., atd.). Každý uživatel má možnost uložit až 5 000 dokumentů.
Přínosy online dokumentů
- Omezení zasílání dokumentů v příloze emailu - odstraní se obavy z toho, že přílohu partner neobdržel v pořádku.
- Jeden aktuální dokument pro všechny – pomůže odstranit nepříjemný pocit, zdali se právě tiskne ta správná verze dokumentu, nebo jestli se pracuje na nejnovější verzi tabulky s týdenními tržbami.
- Sdílení dokumentů mezi uživateli – pomocí sdílení lze zpřístupnit dokument ostatním a to pouze pro čtení nebo k plnohodnotné spolupráci. V dokumentech jsou zachovány všechny změny a kdykoliv je možné vrátit se zpět ke starší verzi.
- Dotazníky, které se vyhodnocují samy - zajímavá funkce pro sběr informací. Jde o vytváření dotazníků/formulářů a následné vyhodnocování údajů. V jednoduchém editoru přidáváte potřebné typy otázek a způsob jejich odpovědí (textová odpověď, volba z více možností, volba z roletky atd.). Vytvořený formulář buď odešlete emailem nebo prezentujete jako webovou stránku. Výsledky vyplněných dotazníků jsou automaticky ukládány do tabulky a vyhodnocovány.
Google Kalendář – řekněte ostatním, kdy jste k dispozici a kdy vás lépe nerušit
Vlastnosti Google kalendáře:
- plánování termínů a programů schůzek
- možnost nahlížení do kalendáře ostatních
- odesílání upozornění na schůzky pomocí sms zpráv
- propojení Google kalendáře a Gmailu
Efektivní spolupráce skupiny lidí není možná bez řádného plánování. S využitím aplikace Google Kalendář toho snadno dosáhnete. Kalendář nezobrazuje pouze schůzky dané osoby, ale umožní zobrazit program kteréhokoliv z kolegů. Jednoduše se vybere čas, kdy mají všichni volno a schůzka se naplánuje. Kalendář následně automaticky odešle pozvánku všem účastníkům, kteří potvrdí nebo odmítnou svou účast.
Google Sites – webové stránky za několik minut publikují vše, co jste v Google Apps vytvořili
Vlastnosti Google Sites:
- vytváření klasické webové stránky pro každého uživatele Google Apps
- sdílení libovolných dokumentů z Google Dokumenty
- zcela osobní kalendář nebo jen jednotlivé schůzky
- možnost vytváření a publikování fotoalb
- publikování libovolných textů
- zpřístupnění databáze svých znalostí ostatním
Ukázky řešení Google Apps
|
Zavedení Google Apps
Nastavení nového Google Apps systému je lépe přenechat zkušenému Google Apps správci nebo specialistovi, kteří se na tuto činnost zaměřují. V případě přechodu ze současného systému jako Microsoft Exchange nebo jiného, kde je nutné provést migrace či implementovat Google Apps do současných systémů, se bez specialistů rozhodně neobejdete. Snaha o přechod ve vlastní režii by tak byl značný hazard.
Zavedení samo o sobě neznamená pouze spuštění systému, ale především plné porozumění na straně běžných uživatelů, kteří budou schopni využívat Google Apps ihned v plném rozsahu. Z tohoto důvodu je školení základním kamenem. Tato skutečnost je nejčastěji podceňována IT managery a správci vnitrofiremního IT, kteří občas zapomínají na fakt, že běžný uživatel není nadšenec do počítačů a nechce ztrácet čas zkoušením nových funkcionalit. Ten chce ovládat a efektivně používat daný systém okamžitě, protože mu jde především o přínos pro jeho vlastní práci.
